Op 16 november 2017 droegen Waterschap Rivierenland en de combinatie GMB-Van Oord de dijkverbetering Hagestein-Opheusden trots over aan de eindbeheerders van de dijk. Trots op het eindresultaat en trots op de samenwerking met de omwonenden en bedrijven. Minstens zo trots was men op de onderlinge samenwerking en het gezamenlijk vermogen om hun zakelijke conflicten met elkaar op te lossen.
De vraag:
Het dijkversterkingsproject Hagestein-Opheusden moest een schoolvoorbeeld van dijkverbetering en samenwerking worden. Met een relatief nieuwe vorm van contracteren, voor kenners: een UAVGC contract, was het de verwachting dat de aannemerscombinatie meer ruimte zou krijgen voor eigen invulling van de resultaatseisen. Echter, al vrij vroeg in het traject waren er grote veranderingen nodig in technisch ontwerp, planning en daarmee ook in de financiële calculaties. Het onderliggend probleem was bekend, de oplossing niet. De samenwerking werd ingewikkelder en riskanter. Dus organiseerden de partijen een PFU (project follow up). Dit ter ondersteuning in het de-escaleren van de spanningen en het opbouwen van vertrouwen en oplossend vermogen van de teams.
De aanpak:
De eerste inschatting is de inschatting van het niveau van escalatie: Komen partijen er nog uit met een goed gesprek en een biertje? Is het nodig de inhoud tijdelijk opzij te zetten en eerst de relatie te verbeteren? Is een extern oordeel nodig om de inhoudelijke issues op te lossen? Of is een ingreep in de samenwerking nodig? In dit project waren partijen er gelukkig vroeg bij en konden we insteken op het tweede niveau.
Twee sporen:
Met de IPM teams en hun directie zijn we in gesprek gegaan over de teleurstellingen, de verwachtingen, de zorgen, de belangen van de beide partijen. Dit gesprek gaf weer vaste grond onder de voeten. We zijn vervolgens verder gegaan op twee sporen. In het eerste spoor werkten partijen in allerlei vormen aan de oplossing van de vraagstukken. Dat ging niet vanzelf, het proces deed een stevig beroep op de creativiteit en het doorzettingsvermogen van iedereen. In een tweede spoor hebben we ingezet op de kwaliteit van de samenwerking. Via coaching on the job, een aantal collaboratoria, regelmatige gesprekken met de projectmanagers en monitoring zijn we erin geslaagd voldoende basis te creëren van waaruit partijen tot oplossingen konden komen. Een belangrijk aandachtspunt voor mij was om de dynamiek tussen de verschillende escalatieniveaus constructief te houden en gefocust op ‘best for project’. Daarnaast bleek het belangrijk om stevig in te zetten op wederzijds begrip, opschorten van aannames en work outs rond spannende issues. Na verloop van tijd was het voldoende om op waakvlamniveau contact te houden.
Het resultaat
Het resultaat was er een om trots op te zijn. Zodanig dat de opdrachtgever en opdrachtnemer besloten om bij de overdracht van het project het thema samenwerking centraal te stellen.
In een volgend project gaan partijen nog een stap verder: er wordt ingezet op een alliantie waarin beide partijen dus instappen en het project gezamenlijk vormgeven.
Wat maakt dat het goed is gekomen?
Bij de oplevering werd in een serie interviews omwonenden, bedrijven en ikzelf bevraagd op onze ervaringen.In de voorbereiding daarvan stelden we ons de vraag: “Wat maakt nou dat dit goed is gekomen?” Hier een bloemlezing uit de antwoorden van de betrokkenen.
- “Dat het werk buiten doorging, ondanks het gedoe hier binnen, gaf vertrouwen”
- “Dat de projectmanagers met elkaar bleven praten en het durfden te hebben over datgene waar ze nu echt buikpijn van kregen.”
- “Dat het nooit persoonlijk is geworden”.
- “Er was toch een soort afspraak: Je geeft niet af op elkaars systemen.”
- “Dat er -ook op spannende momenten- telkens radicaal gekozen werd voor samenwerking”
- “Dat iedereen elkaar probeerde te ontgijzelen: “Wat kunnen we wel doen, wat kunnen we wel akkoord geven, wat kunnen we wel betalen?’
- “Dat op het cruciale moment de hogere echelons bereid waren elkaar comfort te geven: “We komen eruit”.
Meer info over het project vindt u op de projectsite. Het schitterende boek waarin u een inkijkje krijgt in omgevingsmanagement van de hoogste klasse, kunt u hier downloaden.