North Seas Energies Cooperation  , de NSEC, is een samenwerking tussen Europese landen rond de Noordzee. Ik ondersteun één van de Support Groups, de Marine Spatial Planning Group. Deze groep onderzoekt met een scenariostudie wat de impact is van offshore windfarms op andere functies als scheepvaart, ecologie, visserij.

Faciliteren.

Mijn bijdrage startte als ontwerper en facilitator van de online meetings. In een volgende fase had ik de rol van strategisch procesadviseur.

Toen ik de groep leerde kennen, vergaderden ze op een formele en routineuze manier. De trekkers waren daar niet gelukkig mee, en al helemaal niet met het resultaat, maar wisten niet goed hoe het anders kon. Voor mij was het helder: meetings, ook online meetings, kunnen zòveel meer engagement losmaken. Maar of dat ook kon in een Europese, meer politieke context? De trekkers vonden mijn interventie voorstellen drastisch maar interessant. Ze gaven me de volle steun.

In een online 24-uursbijeenkomst  wisten we het tij te keren. “By far de beste online sessie ooit” volgens een van de deelnemers. “Indrukwekkende facilitatie overigens”, schreef iemand in de chat. Na deze interventie hebben we deze interactieve en visuele werkwijze doorgezet. We hebben een levend Miro bord waarin we onze progressie bijhouden. Hieronder kun je een (bewust vage) uitsnede zien en weer dààronder licht ik een tipje van de sluier op van hoe deze start is verlopen.

Na die 24uursbijeenkomst hadden we een betrokken groep die open met elkaar in gesprek gaat en ook zijn bijdrage levert aan het proces. In plaats van vergaderingen, bieden we  actieve werksessies en dat betaalt zich uit.

Procesadvisering.

Het ontwerpen en faciliteren van bijeenkomsten in een complex traject staat nooit los van het proces. Met de trekkersgroep is een organische samenwerking ontstaan waarbij onze verschillende oriëntaties elkaar perfect aanvullen: de inhoudelijke kennis en politieke ervaring van de projectleiders, en mijn proceskennis en expertise op complexe samenwerking. Het is bijzonder inspirerend voor ons allen om die perspectieven bij elkaar te brengen en zo een steeds fundamenteler begrip te krijgen van wat we doen.

Inzichten

Zo ontstond al vrij vroeg het inzicht dat de vraag naar impact van offshore windenergie nooit objectief te beantwoorden is, hoeveel expertise we er ook bijhalen. Impact is een afweging, en dus is het ook een politieke keuze. Daarom hebben we de politieke dimensie explicieter in het proces gebracht. Daarnaast zijn we meer gaan focussen op de afweging zelf, dus niet alleen op de impact op de vele functies, maar op de keuze die de landen vervolgens maken. Hoe maken landen de afweging tussen al deze functies? En hoe ziet het eruit als we die nationale plannen en afwegingen bij elkaar leggen? Kunnen we leren van elkaar? Zijn er mogelijkheden tot samenwerking? Zouden we de ruimteconflicten kunnen reduceren?

deel van virtuele groepswerkbord

Extra: Verdieping op faciliteren

Voor wie het interessant vindt, licht ik iets meer toe van de complexiteit en hoe die in een dergelijk project werkbaar wordt.

Eerder schreef ik al dat ik me afvroeg of mijn opvattingen over engagerende meetings wel stand zouden houden in een Europese, politieke context.

De gebruikelijke werkwijze is als volgt. Er is een projectgroep,  die doet het voorwerk. Dat voorwerk wordt samengevat in een powerpoint. Die powerpoint wordt gepresenteerd in een grotere groep, waar de deelnemers op eigen titel ‘amenderen’.  De projectgroep noteert alle commentaar. De, soms tegenstrijdige, boodschappen die in al die amendementen verscholen zitten, worden dan ‘en petit comité’ aangepakt: vaak door iets in nog grotere abstractie te formuleren, waardoor iedereen zich gehoord voelt. Of nog: door de visie over te nemen van de spelers met de meeste macht.

Hoe hebben wij gewerkt? Bovenstaande screenshot van het Miro bord laat een stukje zien van ons werk. In de 24-uursbijeenkomst legden we een stevige basis. We deden dat door de vele betekenissen die iedere landsvertegenwoordiger aan de studie te gaf met elkaar te delen en te bespreken. En  door te proberen common ground te vinden.  We hebben dat speels gedaan, twee uitstekende tekenaars structureerden al tekenend de gesprekken.

We hebben ons afgevraagd: Welke opdracht hebben we nu eigenlijk van de ministers gekregen? Wat gaan de ministers doen met het resultaat van deze studie? Wat verstaat ieder eigenlijk onder een scenario studie? Hoe zien we zelf deze studie: Een feitelijke beschrijving van de bestaande plannen? een doorvertaling naar de toekomst? verschillende scenario’s voor verschillende megawatts? Wat heeft elk betrokken land aan deze studie? Hoeveel scenario’s kunnen we eigenlijk uitwerken? Over welk gebied gaat het eigenlijk? Over welk tijdsperiode? Op welke aspecten kunnen we de impact van de offshore windfarms onderzoeken: ecologie (en wat dan?), scheepvaart, visserij? grid? wake effects? En hoe gaan we om met de verschillen tussen de betrokken landen? Kunnen we info überhaupt bij elkaar brengen? Kunnen we met kaarten werken?

Het met elkaar werken in wisselende groepen werkte zeer goed. De verscheidenheid aan beelden en verwachtingen was zeer groot. We hebben veel moeite gedaan om de ‘common understanding’ te vinden: telkens de output bij elkaar brengen, de verschillen onderkennen, de betekenis van die verschillen onderzoeken en onderzoeken of die verschillen juist het resultaat zouden kunnen verrijken.  In de loop der tijd hebben we het Miro bord ook gebruikt om die steeds duidelijker wordende keuzes t.a.v. scope, issues, etc.. vast te houden.

In de vervolgsessies konden we op deze basis teruggrijpen. En telkens verder uitbouwen of bijstellen. We hoefden niet iedere keer weer ‘iedereen mee te nemen’ in hetzelfde verhaal, en zo konden we de sessies gebruiken voor de echte dilemma’s of spannende vraagstukken. Vooral dat laatste vindt men spannend, maar ook energiegevend.